Tiempo

Tarea

Terminado

9:00 am – 9:30 am

Lea el libro de registro de la oficina principal y el libro de registro del operador.

Prepare una lista de tareas pendientes para el trabajo de FO

9:30 a. m. – 1:00 p. m.

Comprobar que la centralita y las líneas del hotel funcionan correctamente

Asegúrese de que el sistema PBX esté funcional y que los cargos de llamadas estén registrados en el PMS del hotel.

Revisar el registro de llamadas de atención y actualizarlo en el PMS o centralita si es necesario.

Progreso en todas las llamadas de atención matutinas pendientes.

Maneja todas las llamadas salientes y entrantes dentro de tres timbres.

Revisar la papelería (imprimir el bono de beca si es necesario)

Supervise los faxes entrantes y envíelos a las habitaciones u otros departamentos de manera oportuna.

Estar en contacto constante con conserjería y recepción.

Atender todas las llamadas entrantes y salientes

Según sea necesario, ayude al equipo de recepción/personal de recepción durante las horas pico/registro de grupo.

Actualice el perfil del huésped como referencia con cada solicitud/llamada

Transferir llamadas al gerente/asistente de turno. Gerente/Supervisor de recepción para todas las consultas del día (disponibilidad y precio)

Prepárese para la reunión de la tarde.

13:00 – 13:30

Asista a la reunión de la tarde de FO

Coordinación entre el supervisor de limpieza y la encargada de habitaciones.

Revisar los correos electrónicos y reenviarlos a los departamentos correspondientes.

Asegúrese de que todos los mensajes departamentales y de los invitados se manejen de manera eficiente

Actualice el libro de registro del operador en consecuencia

Actualizar la información del directorio en el PMS

Recopilar la grabación y archivo de la llamada de mañana.

Actualizar el libro de registro de descuentos/asignaciones

Escanee los formularios de reembolso y el documento de respaldo del día o una copia impresa en la bandeja NM

19:00 – 19:30

Seguimiento final con el equipo de PM