SOP – Recepción – Facturación de la cuenta del huésped al finalizar la compra

Número de POE: FO – 27

Departamento: Oficina frontal – Dinero en efectivo en

Fecha de asunto: 10 de mayo de 2014

Hora de entrenar: 25 minutos

De acuerdo con las instrucciones de facturación proporcionadas en el reserva correspondencia, la cajero debería preparar eso La factura Para el Invitado. Las instrucciones de facturación también deben estar impresas en el huésped. Certificado de registro.

Si la facturación se va a realizar a la empresa/ Agencia de viajes Cuenta Entonces comprueba si este es el caso. crédito Copie la carta contable y asegúrese también de que haya un ID AR válido en el perfil de la empresa/agencia de viajes.

Prepare la carpeta de invitados según las instrucciones de facturación:

• Para preparar la factura del huésped, revise las instrucciones de facturación que figuran en la reserva.

• Si solo es necesario cargar la habitación y los impuestos a la empresa/ ejército de reserva entonces simplemente mueve estos honorarios por otro lado fol. por ejemplo en Folio B y conservar todos los extras que el huésped necesita para facturación directa en Folio A.

• Si el Propiedad administrativa Si permite el enrutamiento automático, se requiere una declaración de enrutamiento Oración al momento de la reserva, de manera que los cargos se transferirán automáticamente a cada folio aplicable tan pronto como se reserven, de acuerdo con las instrucciones de facturación.

• En el caso de que el huésped sea parte de un prepago Paquetes Con ciertas inclusiones, luego mueve las tarifas prepagas de los huéspedes a un folio separado y luego mantiene los extras en un folio. De esta manera, el cajero puede explicar fácilmente al huésped qué tarifas ya se han pagado y qué tarifas aún debe pagar.

Facturación de facturas de huéspedes con tarjeta de crédito:

• Para tarjetas de crédito aprobadas, verifique que la tarjeta de crédito exista Cupón El archivo almacenado con el folio pertenece al huésped correcto. Asegúrese también de que el número de la tarjeta de crédito y el nombre que figuran en el bono sean legibles.

• si el folio balance Si el monto excede el monto previamente autorizado, se deberá llamar al centro de tarjetas para su autorización. Compare el comprobante y la tarjeta de crédito para asegurarse de que las firmas coincidan.

• Si el huésped ha proporcionado una tarjeta de crédito aprobada. registrarse, se debe utilizar la misma tarjeta de crédito para pagar la factura. Si el huésped desea cargar la cuenta con otra tarjeta de crédito, esto deberá ser verificado por el centro de autorización de tarjetas de crédito antes de pagar la factura.

• Ingrese el monto correcto en la máquina EDC después de pasar la tarjeta de crédito.

• Obtenga la firma del invitado.

• Seleccione el tipo de tarjeta de crédito correcto e ingrese el mismo monto que aparece en el recibo de EDC al pagar la factura del huésped.

Facturas a la empresa o declaraciones AR:

• Se debe presentar un folio al huésped para que lo firme en todas las declaraciones de “Factura a Empresa” o “Factura a AR”.

• Debe haber un número AR válido en el perfil de empresa/TA para todas las facturas de factura a AR.

• Se debe adjuntar con firma una declaración de crédito/carta de aprobación de vale de la empresa. La factura Copia del invitado.

• No se puede aceptar una tarjeta de crédito como autorización para la línea de crédito corporativa. hotel.

• Todas las solicitudes de facturación de cuentas por cobrar deben ser dirigidas por Ventas y aprobadas por Contabilidad o Crédito. Gerente.

Pago de la cuenta de huésped mediante cheque:

• La aceptación de pagos mediante cheque está sujeta a la política de gestión.

• Si el hotel permite el pago con cheque personal, el cheque debe estar impreso con el nombre, dirección y número de teléfono del huésped y el número de cheque debe ser al menos 200 o superior.

• No acepte cheques que obviamente estén a nombre de una cuenta nueva.

• Se pueden aceptar cheques por el monto exacto de la factura, siempre que se obtenga la información crediticia (y la autorización) adecuada en el momento del check-in y se anote en el monto de la factura.

• Si esta información no ha sido capturada, el cajero debe protegerla y registrarla (y cualquier autorización requerida) antes de aceptar el cheque.

• Si la información crediticia no está disponible, escriba el número de habitación, la dirección, el número de teléfono y la fecha de salida en el frente del cheque.

• El cajero también debe notificar esto. Gerente de recepción o gerente de turno si la información requerida no se recopiló en el momento del huésped registrarse.

• Además, si es posible, como medida de precaución, se debe obtener del huésped una carta de autorización de la tarjeta de crédito en caso de que el cheque sea rechazado.

Liquidación en efectivo o moneda extranjera:

• En ciertos países, si el valor de la factura excede una determinada cantidad (por ejemplo, más de 50 000, etc.), el huésped debe presentar una identificación gubernamental válida (tarjeta PAN, pasaporte, etc.) al pagar en efectivo.

• Aunque el hotel no puede aceptar moneda extranjera para liquidar facturas, el cajero debe realizar un cambio de moneda extranjera adecuado y luego liquidar el monto con la factura pendiente del huésped.

Tarifas después de la salida:

• Después Partida Las tarifas se pueden manejar de la siguiente manera

• Vacío Después de recibir la aprobación, adjunte la factura original y complete los pasos necesarios. Ajustes. (Solo el mismo día)

• Realice la liquidación de saldo como una venta aleatoria.

• Se debe enviar por correo al huésped una copia del voucher ajustado y la hoja de habitación final.

• El cajero debe proporcionar una razón apropiada para cancelar las facturas.

Preguntas resumidas de la capacitación:

P1. ¿Qué diferentes tipos de facturación existen en el front office?

P2. ¿Procedimiento para facturar a la empresa?

P3. Todo lo que hay que comprobar al crear uno. Verificar con tarjeta de crédito?

P4. ¿Es necesario obtener una identificación válida? probar con liquidación en efectivo superior a 50.000?

P5. Todo lo cual debe verificarse antes de aceptar cheques personales para pagar facturas.