El proceso de check-in grupal en la oficina principal es una parte crucial en la gestión eficiente de una empresa. Cuando se trata de gestionar la llegada de un grupo de empleados, es fundamental contar con un sistema automatizado y organizado que permita agilizar este proceso y evitar posibles confusiones. En este artículo, exploraremos el proceso de procesamiento del check-in grupal en la oficina principal, analizando sus beneficios y ofreciendo consejos prácticos para implementarlo de manera exitosa. ¡Descubre cómo optimizar la llegada de tus colaboradores y hacer de tu empresa un lugar más eficiente y acogedor para todos!
SOP: Procesamiento del check-in grupal en la oficina principal
Número SOP: FO-06 (número de serie SOP y código de departamento)
Departamento: Oficina frontal – recepción
Fecha de Emisión: FECHA EN QUE SE CREÓ EL DOCUMENTO
Tiempo de formación: tiempo estimado de formación
En la fecha de check-in/llegada:
1) Designe siempre con antelación un coordinador de grupo en recepción Llegada.
2) Mantener contacto constante con el coordinador del grupo de ventas para información.
3) Verificar llegada Tarjetas de registro fueron preparados para el grupo junto con el Lista de habitaciones para firmar.
4) Verificar que toda la correspondencia relevante fue leída e informada durante la reunión de personal.
5) Revise las instrucciones de facturación grupal y revise las instrucciones de facturación ingresadas en el software de administración de propiedades.
6) Una vez asignadas las habitaciones del grupo prioritario, corte las llaves de la habitación a su llegada.
7) Si el grupo llega al mismo tiempo, se deberán asignar todas las habitaciones y cortar todas las llaves.
8) El número de llaves por habitación debe coincidir. Ocupación fuera del cuarto.
9) Pegar Tarjetas clave en el estuche de la tarjeta de acceso y colóquelo junto en la bandeja. Instalaciones de la habitación Lista.
10) Imprima el Informe de seguimiento de la recepción y lea las instrucciones proporcionadas.
11) Elige un grupo apropiado registrarse Área de la siguiente manera:
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Tamaño del grupo
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bloquear / Ala el grupo se queda
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Transportar a hotel
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Hora de check-in
12) Las tarjetas y claves de registro deberán conservarse en orden alfabético.
13) Se deben tener disponibles suficientes útiles de escritura/lápices Huéspedes para firmar el tuyo Registro Tarjetas.
14) Se deben preparar bebidas de bienvenida y toallas frías para poder servirlas a la llegada. Y se debe reservar una cantidad exacta de bebidas para que el gerente del servicio de habitaciones esté al tanto de este requisito.
15) El campana de escritorio / Portero Debe mantenerse actualizado sobre el grupo. hora de llegada y se deben coordinar las siguientes necesidades:
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Hay etiquetas de equipaje disponibles.
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El horario de entrega de equipaje está organizado.
16) Su lista se creó teniendo en cuenta el tamaño del grupo y la hora de llegada.
17) Cualquier cambio en la hora de llegada del grupo, área de check-in y tamaño del grupo deberá comunicarse al conserje.
18) Recoger una llamada de atención grupal viaje Líder.
Preguntas resumidas de la capacitación:
P1. ¿Cómo elegir una zona de check-in adecuada para la llegada de un grupo?
P2. ¿Por qué es necesario imprimir un informe de seguimiento?
P3. ¿Importancia del cambio de timbre cuando llegan los grupos?
P4. ¿Se debe mencionar la llegada del grupo durante el briefing?
P5. ¿En qué orden se deben conservar las tarjetas de registro y por qué en este orden?