SOP – Manejo de grupos en la oficina principal – antes de la llegada

Número SOP: FO-07 (número de serie SOP y código de departamento)

Departamento: Oficina frontal – recepción

Fecha de Emisión: FECHA EN QUE SE CREÓ EL DOCUMENTO

Tiempo para entrenar: 60 minutos

Objetivo:

El equipo de recepción debe estar preparado para esto. Recepción un grupo en el hotel. También debes asegurarte de que las habitaciones que deseas estén listas en el momento del grupo. Llegada y el bloqueo del espacio también se llevó a cabo en consecuencia Lista de habitaciones enviado por el Agencia de viajes / Compañía.

Antes de la llegada (ya sea uno o dos días antes de la llegada del grupo):

1) La lista debe ser elaborada en consecuencia y aprobada por el Gerente de recepción. (Se deben considerar niveles de dotación de personal apropiados dependiendo del movimiento del grupo)

2) Lea la carpeta/contrato del grupo correspondiente.

3) Ver todas las llegadas Perfiles de invitadosHistoria y comentarios especiales, si los hubiera.

4) Anota todo lo relevante Invitado Requisitos y necesidades especiales.

5) Determinar la llegada y Partida Tiempo de grupo.

6) Comprobar que se han introducido correctamente las fechas de llegada y salida. Reservas de grupos y también más allá de la sala principal para pagos grupales.

7) Marcar todos los grupos reserva para código de precio, tarifa de la habitación recogido, comida Paquetes Asegúrese de que las instrucciones cumplan con el contrato del grupo.

8) Imprímelo Instalaciones de la habitación Consulta la lista enviada por el agente/empresa de viajes para asegurarte de que el número de personas que ocupan una habitación es correcto. Si es necesario, cree una reserva de acciones según las instrucciones de facturación (por ejemplo, si las acciones también son necesarias). La factura en el momento del check-out)

9) Revise las instrucciones de facturación en el PMS para todas las habitaciones grupales y el maestro de pagos grupales.

10) Cree instrucciones de enrutamiento para todas las habitaciones de grupo al maestro de pagos de grupo (si la instrucción de facturación es “Habitación + Impuestos a Agencia de Viajes”). Esto también contribuye a una experiencia de pago más fluida. Miembros del grupo y también cajero.

11) Imprima el informe de llegada para la fecha de llegada del grupo y verifique la habitación. asignación.

12) Esté al tanto de las asignaciones de habitaciones, necesidades especiales, lunas de miel, aniversarios de bodas, cumpleaños, etc.

13) Busque necesidades de camas supletorias y cunas y envíe notificaciones al departamento de limpieza mediante seguimiento o correo electrónico.

14) Haga la asignación de habitaciones en consecuencia Estado de la habitación y disponibilidad en el PMS.

15) Prioriza el grupo llegadas anticipadas y requisitos para el tipo de habitación, suite habitación, para no fumadores, individual señora etc

16) Asegúrate siempre de que Limpieza interna / Room Service / Ingeniería es consciente de las necesidades únicas de este grupo. Entregar Requisito Envíe el formulario a este departamento y también cree un seguimiento en PMS.

17) Se preparará una carta de bienvenida grupal, se doblará cuidadosamente y se colocará en un sobre.

18) Llama al coordinador del grupo y reconfirma hora de llegada del grupo.

19) Comunicar todo VIP/Habitación de hotel Parcelas con servicio al huésped.

20) Brindar servicio a la habitación con un formulario de solicitud de bebida de bienvenida y una toalla fría para el grupo.

Preguntas resumidas de la capacitación:

P1. ¿Por qué es importante prepararse para la llegada del grupo?

P2. ¿Es importante comparar las instrucciones de facturación en la carpeta del grupo con los detalles de facturación ingresados ​​en el PMS?

P3. ¿Puedes nombrar cinco puntos importantes a la hora de preparar un viaje en grupo?

P4. ¿Cómo crear una nómina cuando hay movimiento grupal?

P5. ¿Cuándo se debe presentar la solicitud de bebidas de bienvenida/toallas frías al servicio de habitaciones?