Procedimientos SOP para gestionar reservas de conferencias y grupos

En la organización de conferencias y grupos, es fundamental contar con una correcta gestión de reservas para garantizar el éxito de cada evento. Los procedimientos SOP (Standard Operating Procedures, por sus siglas en inglés) son herramientas clave en esta tarea, ya que permiten establecer normas claras y eficientes para la gestión de reservas. En este artículo, te mostraremos los procedimientos SOP más importantes que debes seguir para gestionar de manera efectiva las reservas de conferencias y grupos, asegurando así la satisfacción de los participantes y el desarrollo exitoso de cada evento. ¡Sigue leyendo y descubre cómo simplificar este proceso clave en la organización de tus eventos!

Procedimientos SOP para gestionar reservas de conferencias y grupos

Número de POE: S&M – 07

Departamento: Ventas y marketing – Ventas

Fecha de asunto: 14 de junio de 2017

Hora de entrenar: 30 minutos

Procedimiento estándar para reservas de congresos y grupos:

  • Este enfoque está destinado a ayudar a llamar la atención del departamento de ventas. volumen Reservas o transacciones.

  • La reserva de una habitación para grupos incluye un mínimo de 7 o más habitaciones por noche. (Depende de hotel Política)

  • Las reservas de habitaciones de menos de 7 personas se tramitan a través del reserva Departamento o equipo de recepción.

  • El equipo de ventas y el coordinador de eventos deben garantizar un enfoque muy centrado en la gestión de las solicitudes de reserva de conferencias/grupos.

  • El representante de ventas / ventas Gerente se ocupa de todos los grupos y conferencias y los coordina con otros departamentos.

  • Las reservas de grupo se procesan de manera eficiente y precisa para garantizar operaciones fluidas para todos los departamentos aprobados.

  • Se les deben conceder beneficios especiales. viaje Guía turístico u operador según política del hotel.

  • El uso correcto del formulario de reserva de grupos conduce a una alta eficiencia y un procesamiento conveniente del grupo.

Se debe actualizar la siguiente información sobre los sistemas de gestión de propiedades (PMS) relacionados con reservas de grupos:

  1. Nombre del grupo/conferencia.

  2. empresa o Agencia de viajes Apellido.

  3. Asignación/código de asignación si las reservas forman parte de una asignación.
  4. Nombre y datos de contacto del reservante.

  5. Llegada Y Partida Fecha.
  6. hora de llegada y hora de salida.

  7. Número de habitaciones requeridas.

  8. Tipo de habitación deseada, es decir h individual, doble o mellizo etc.

  9. Código de tarifa de grupo correcto o código de tarifa especialmente negociado adjunto a las reservas.

  10. Detalles de recogida/devolución o transporte con hora y detalles de vuelo o tren o autobús.

  11. Instrucciones de facturación o detalles de pago.

  12. Cualquier petición especial.

  • Adjunte toda la correspondencia de la siguiente manera Cupón o confirmación por correo electrónico de la reserva del grupo.

  • El gerente de ventas o el gerente de ventas deben realizar un seguimiento de todos los plazos del contrato, incluidos los pagos iniciales.

  • grupo VIP Las habitaciones son revisadas por el Director ejecutivo o Gerente de recepción y deberá recibir trato VIP por parte del hotel.

  • Gratis Políticas, políticas de cancelación, políticas de depósito y Lista de habitaciones Todos los plazos se negocian para satisfacer las necesidades y objetivos tanto del cliente como del hotel.

  • Si es necesario, se deben incluir terceros socios o proveedores de servicios en toda la correspondencia y se debe solicitar su ayuda para cerrar el negocio.

  • El Director General y el Gerente de Ventas deberán reconocer a los organizadores/tomadores de decisiones del grupo durante su estancia.

  • Si es necesario, se llevará a cabo una reunión con los clientes y el personal clave antes de la llegada para discutir los detalles del grupo.

  • El comercial informará a todos los departamentos afectados sobre la llegada del grupo y su llegada. paquete Detalles.

  • El archivo de grupo junto con el Instalaciones de la habitación La lista deberá ser entregada al Oficina frontal Regístrese con su equipo al menos uno o dos días antes de la llegada del grupo.

  • Dependiendo del tiempo, el personal de ventas/mercancías adecuado deberá recibir al grupo en la puerta a su llegada. gastronomía Personal.

  • El gerente de ventas o gerente de ventas debe tener una reunión final con el líder del grupo/líder de gira/organizador/tomador de decisiones para aclarar cuestiones relacionadas con la facturación y futuras oportunidades comerciales.

  • El gerente de ventas o el gerente de recepción deben obtener comentarios (GSTS) del líder del grupo/guía turístico/organizador para evaluar el desempeño del hotel para el negocio actual.

Preguntas resumidas de la capacitación:

P1. ¿Cómo manejaremos el proceso de reserva de grupo?

P2. Enumere los detalles que deben actualizarse síndrome premenstrual ¿Para reservas de grupos?

P3. OMS ¿Es responsable del cumplimiento de los plazos del contrato y de los pagos iniciales?

P4. ¿Qué opciones especiales de soporte están disponibles para guías turísticos o de grupos?

P5. ¿Por qué es importante tener una entrevista con el líder del grupo antes de la salida?


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