Ejemplo de plan de contingencia TI/plan de contingencia de un hotel

¿Qué harías si un ciberataque dejara a tu hotel sin acceso a la información de los huéspedes, la reserva de habitaciones o la gestión de pagos? Sin duda, sería un caos total que podría afectar seriamente la reputación y el funcionamiento de tu establecimiento. Es por eso que es fundamental contar con un plan de contingencia en tecnología de la información (TI) específico para hoteles, que te permita anticiparte a los problemas y actuar de manera eficiente en caso de un incidente. En este artículo, te mostraremos un ejemplo de plan de contingencia TI adaptado para un hotel y te daremos algunas pautas para crear el tuyo propio. ¡No te lo pierdas!

Ejemplo de plan de contingencia TI/plan de contingencia de un hotel

Actualmente la mayoría hotel Las operaciones dependen directamente de ordenadoresAplicaciones de software como Propiedad administrativa (síndrome premenstrual), Verificar (punto de venta), interfaces y conectividad a Internet o red.
A un evento imprevisto HardwareSi la capa del sistema operativo o el software de la aplicación falla, no tenemos más remedio que cambiar a operaciones manuales para garantizar operaciones inmediatas e ininterrumpidas. En caso de problema, el departamento de TI informará Encargado del edificio o vestíbulo Gerente sobre el fracaso.
Un equipo formado por las siguientes personas debe coordinar las operaciones manuales bajo la dirección del Gerente Residente o Gerente del Lobby:

  • Gerente de lobby / FOM

  • Gerente de Operaciones de Alimentos y Bebidas.

  • Encargado ejecutivo de la casa o supervisor de control de escritorio.

  • Gerentes de TI y asistentes de TI

  • Cuentas gerentes y Cajero general en servicio.

  • Operador telefónico / Invitado Empleados de servicio.

Distribuya informes de respaldo de emergencia:
Los informes de lotes de emergencia son impresos y guardados por el equipo de recepción a intervalos regulares, a más tardar Oración En caso de emergencia, este informe debe enviarse a los jefes de departamento responsables. Estos informes deben generarse diariamente e imprimirse y guardarse por el departamento correspondiente.
En caso de una falla del servidor, el administrador del lobby pasa el informe al FOM e informa al GM/HOD y a otros miembros del equipo. No se necesitarían trabajadores adicionales operativamente. El gerente del lobby/FOM y el equipo de finanzas distribuirían tarjetas GR prenumeradas a los huéspedes. facturas y facturas de punto de venta, etc. a los funcionarios interesados.
Lista de informes de emergencia impresos y guardados:
  • Huéspedes de la casa por número de habitación

  • Invitados ordenados por nombre de huésped

  • sobrante Llegadas para el día por número de habitación

  • Las nuevas incorporaciones restantes comienzan con VIP y preferencias de los huéspedes

  • sobrante Salidas por número de habitación

  • Salidas Comprobado -Hoy

  • Llegadas registradas – hoy

  • Informe de recogida en el aeropuerto

  • Informe de entrega en el aeropuerto

  • Informe de desviación de tasa

  • Reservas sobre el Libros ( todo )

  • Disponibilidad según tipo de habitación

  • Lista de llegadas para los próximos 3 días.

  • Salida en los próximos 3 días.

  • Todas las pistas abiertas durante los próximos 3 días.

  • banquete Características Lista para el día

  • Lista de ama de llaves con habitaciones actuales estado.

  • Estado de la habitación Informe detallado

  • Lista de habitaciones fuera de servicio

  • Lista de habitaciones fuera de servicio

  • Invitado balance reporte detallado

  • Informe de saldo de cuenta abierta

  • Opinión de huésped de alto saldo

  • Invitado Libro mayor Equilibrio con envejecimiento

  • libro de la ciudad / Saldo del libro mayor AR con fecha de vencimiento

  • cajero estado

  • Pagos en efectivo registrarse

  • Tipo de cambio actual

El siguiente material de oficina preimpreso/numerado debe mantenerse listo para que usted lo lleve consigo. registrarse /check-out en custodia del Lobby Manager/FOM para su entrega al departamento respectivo:

  • Tarjetas de registro de invitados en blanco preimpresas

  • Facturas de efectivo en blanco preimpresas

  • Boleto de pedido de cocina en blanco preimpreso (MACETA)

  • Carpeta de invitados vacía preimpresa

  • En blanco preimpreso pagado

  • Talonario de recibos en blanco preimpreso

Todos los departamentos deberían cambiar a procesos manuales. A continuación se muestra una breve descripción de las operaciones manuales de cada departamento:

Oficina frontal:

Registrarse: El Oficina frontal El personal trabajará en la lista de llegada creada anteriormente. bloquear las habitaciones. Invitado preimpreso Tarjetas de registro se utiliza para el check-in manual. Después registrarse de un huésped reservado, la reserva correspondiente se anota en el llegada prevista Lista. El recepción El personal deberá informar a otros departamentos como teléfono, servicio de habitaciones, etc. Limpieza interna y otros restaurantes mediante el registro manual de invitados. el firmado Registro Los detalles de la tarjeta y del depósito deben mantenerse separados para que puedan actualizarse inmediatamente una vez que el sistema esté en línea.

Verificar: El personal de recepción debe consultar el informe detallado “Saldo del huésped” para conocer el monto pendiente según el informe. El cajero utiliza el informe de huéspedes pendientes para determinar el saldo inicial de los huéspedes del hotel (según el informe más reciente disponible). Para el resto de huéspedes se requieren las facturas físicas para generar las facturas. Si es necesario, consultar con otros departamentos. honorarios Hay costos que deben ser cobrados al huésped. En VerificarEl cajero debe crear la factura manualmente en función de los recibos en la carpeta de invitados.
Recopile la dirección de correo electrónico del huésped para que la copia de la factura pueda enviarse por correo electrónico al huésped una vez que el sistema esté en línea. Los detalles del pago deben anotarse en la copia de la factura del cajero. Una vez que el sistema esté en línea, verifique que todos Publicaciones había recogido correctamente y cotejado y presentado la factura creada manualmente Verificar.

Reservas:

Todas las reservas deben realizarse manualmente a través de formularios de reserva. No se confirmará ninguna reserva y la reserva Número de confirmación no se transmiten. Todas las reservas se identifican por el nombre del huésped y la fecha y hora de llegada.

Las reservas ingresadas manualmente deben almacenarse por separado para que puedan ingresarse en el sistema cuando se reanuden las operaciones del sistema. Vuelva a llamar al huésped o envíele un correo electrónico con la confirmación de la reserva una vez que el sistema vuelva a estar en línea.

Teléfono:

En caso de una falla del software de comunicación donde no hay una interfaz disponible entre el sistema de administración de la propiedad y la EPBX (central telefónica), la facturación telefónica se debe realizar manualmente y los detalles se deben enviar a la recepción para cobrarlos al momento de la salida del huésped.
Habilitar y deshabilitar la función de llamadas salientes no se habilita automáticamente para estos invitados OMS Si realizó el check-in y el check-out durante este período, deberá hacerlo manualmente. También cualquier Consulta con respecto al huésped en una habitación/habitación de un huésped se puede procesar basándose en la copia del informe interno por número/nombre de habitación.

Limpieza interna:

El en la casa La lista de invitados por número de habitación muestra el estado actual de la habitación. El personal de limpieza anotará los cambios en el estado de la habitación en la Hoja de cambios de estado de la habitación. Esta hoja se archiva para poder introducir el estado correcto de la habitación en el sistema después de la puesta en servicio. Cualquier cambio en el estado de la habitación deberá comunicarse a recepción.

Sucursales A&B – POS (Punto de Venta):

Los establecimientos de alimentos y bebidas pueden consultar el informe de huéspedes de la casa por número de habitación disponible para verificar los detalles. residentes Huéspedes. El KOT (Ticket de pedido de cocina) debe escribirse manualmente en el formato preimpreso y enviarse a la cocina correspondiente.

El equipo del restaurante debe crear facturas manuales en registros separados que se mantienen específicamente para este propósito. No se utiliza el papel de factura preimpreso utilizado para las facturas impresas por computadora.

Los datos de facturación están anotados en las facturas. Se enviará una copia de la factura a la recepción (efectivo) lo antes posible. Antes de entregar el turno, el cajero del restaurante prepara el resumen de ventas y registro de factura antes de depositar el efectivo y crédito Recibo de tarjeta.

Número de soporte importante:

Sistema de gestión de propiedades (PMS)

1) Nombre y número de línea directa

Punto de Venta (POS)
1) Nombre y número de línea directa

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Ejemplo de plan de contingencia TI/plan de contingencia de un hotel

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