Si eres un operador telefónico que trabaja en el turno de mañana, sabes lo importante que es tener una lista de tareas diarias bien organizada. El ritmo acelerado de este trabajo requiere que te enfrentes a una gran cantidad de llamadas y consultas de los clientes. ¿Cómo puedes asegurarte de abordar todas las responsabilidades de manera eficiente? En este artículo, te presentamos un ejemplo de lista de tareas diarias diseñada específicamente para un operador telefónico en el turno de mañana. Sigue leyendo para descubrir cómo puedes optimizar tu tiempo y mejorar tu rendimiento en esta función tan exigente.
Ejemplo de lista de tareas diarias para un operador telefónico: turno de mañana
Fecha:________
Código/Nombre de Empleo:___________________
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Tiempo |
Tarea |
Terminado |
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07:00 – 07:30 |
Asista a la sesión informativa de la mañana en la oficina principal y a la entrega por parte del equipo nocturno. |
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Prepare una lista de tareas pendientes para el trabajo de recepción |
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07:30 – 12:30 |
Pruebe si el panel eléctrico funciona correctamente. |
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Asegúrese de que el sistema PBX esté funcional y verifique que los cargos telefónicos estén registrados en el PMS. |
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Verifique el registro de llamadas de despertador y actualice las llamadas pendientes en la consola PMS/teléfono. |
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Progreso en todas las llamadas matutinas pendientes |
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Responda todas las llamadas entrantes dentro de tres timbres y con el saludo telefónico estándar. |
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Verifique todo el inventario estacionario, como papel de fax, libro de registro de llamadas de despertador, etc. |
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Supervise los faxes entrantes y distribúyalos en consecuencia |
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Estar en contacto constante con conserjería y recepción. |
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Responda todas las llamadas entrantes y salientes con prontitud y con una sonrisa. |
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Apoyar al equipo de recepción durante las horas pico según sea necesario. |
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Actualice el perfil del huésped como referencia para cada llamada de consulta. |
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Enrutar llamadas a todos los departamentos de recepción, así como a otros departamentos del hotel. |
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Coordinación entre Supervisora de Housekeeping y Room Attendant. |
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Revisar los correos electrónicos y reenviarlos a los departamentos correspondientes. |
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Asegúrese de que todos los mensajes de los huéspedes y los mensajes internos se manejen de manera eficiente |
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Actualice el libro de registro del operador para todas las solicitudes de fax, mensajes y DND, así como para todas las llamadas de los empleados que se facturarán a las cuentas respectivas. |
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12:30 – 13:30 |
Preparar la entrega al equipo de la tarde. |
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Asistir a la reunión de la tarde en la oficina principal. |
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13:30 – 17:30 |
Supervise los faxes entrantes y distribúyalos en consecuencia |
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Tiempo de vuelta (enviado a NA) |
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Maneje todas las llamadas entrantes y salientes de manera profesional |
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Asistir a los huéspedes que llegan en su camino al hotel. |
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Actualizar la información del directorio en el PMS |
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redirigir llamadas según departamento; Ventas, Reservas, Eventos, etc. Y tomar el mensaje si no hay respuesta de estos departamentos. |
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Actualizar el libro de registro de certificados |
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Escanee los formularios de compensación del día y los documentos de respaldo y envíelos al escritorio del Gerente Nocturno. |
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Recopila la grabación y el archivo de la conversación de esta mañana. |
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