Control y lineamientos para la compra y aceptación de materiales.

La compra y aceptación de materiales es un aspecto crucial en cualquier empresa u organización que dependa de suministros para su funcionamiento. Contar con un control efectivo y seguir lineamientos adecuados garantiza no solo la adquisición de productos de calidad, sino también la optimización de recursos y la satisfacción de los clientes. En este artículo, exploraremos los conceptos clave para tener en cuenta al momento de adquirir y aceptar materiales, así como las mejores prácticas y estrategias para asegurar una gestión exitosa. ¿Estás listo para conocer todo sobre el control y los lineamientos en esta importante área? ¡Sigue leyendo!

Control y lineamientos para la compra y aceptación de materiales.

Hoteles y los restaurantes necesitan comprar una amplia variedad de productos, suministros y servicios localmente curso de las operaciones diarias. Para propiedades pequeñas donde el propietarioGerente es directamente responsable de la compra.

Para un gran hotel o restaurante Cadena Cuando hay más personas involucradas en la compra, existe riesgo de robo. Esta también es un área débil para los hoteles. Seguridad porque es muy difícil monitorear y detectar el robo. Esto se debe principalmente a que existe un muy buen entendimiento entre el representante de compras y los proveedores.

El robo puede ocurrir de diversas formas durante el proceso de compra, como por ejemplo: B. mediante sobornos, uso de empresas ficticias, robo de procesamiento, etc. crédito Problemas con notas, entrega intencional La factura Errores, sustituciones de calidad y más. Estos problemas se pueden prevenir implementando procedimientos efectivos de compra y pago en su hotel.

A continuación se detallan algunos puntos importantes a la hora de proteger los activos en hoteles y restaurantes:

  • Mantener una división de tareas.

  • Ponga la responsabilidad en una sola persona.

  • Limitar el número de empleados con acceso activos financieros.

  • Sostener bancos de efectivo y ahorra al mínimo.

  • Disponer conteos sorpresa realizados por empleados o auditores externos.

  • vinculante Empleados con acceso a efectivo, registros o transacciones.

  • Horario Vacaciones obligatorias y rotación de empleados.

  • Tomar acciones externas con frecuencia. exámenes.

  • Utilice la relación costo-beneficio análisis.

  • Para reducir el número de productos comprados por el mismo vendedor.

Contratiempos: surgen cuando el comprador está en operación acuerdo con alguien de la empresa del proveedor. Un tipo de soborno es comprar productos a precios más altos de lo normal y agregar costos adicionales. cargando se divide entre el comprador y el empleado del proveedor.

Para controlar este tipo de robo, la dirección debe comprobar las facturas periódicamente. Cuando se compra un número aparentemente excesivo de productos de una individual Si se comunica con un proveedor, es posible que el hotel quiera investigar la situación.

Los hoteles también deberían considerar ofertas de precios formales y aleatorias para garantizar que los precios que pagan sean competitivos.

Los compradores deshonestos pueden crear empresas ficticias y vender productos a una empresa a cambio de bienes inexistentes. Los cheques de dichos productos generalmente se envían a un apartado postal. Para combatir esta forma de robo, los empleados de la dirección o del departamento de contabilidad correspondiente deben revisar periódicamente los cheques que la empresa envía a los proveedores. A menos que el hotel conozca muy bien al proveedor, puede considerar implementar una política que prohíba enviar cheques a empresas que solo tengan direcciones de apartados postales.

Tramitación de robos: Ocurre cuando los proveedores solicitan el pago de una factura más de una vez. El hotel y el restaurante necesitan una eficaz control interno Sistema para comprobar si una factura ya ha sido pagada o no.

Tratar los errores en las facturas de entrega plantea un punto importante. Se pueden identificar numerosas pérdidas potenciales de compra o robos. Recepción. Por esta razón, muchas propiedades optan por separar la compra y la recepción. Características.

Si a un comprador deshonesto se le permite obtener productos, estará en una posición mucho mejor para ocultar cualquier robo. Hoy en día existe software en el mercado que se integra con la báscula para reducir la probabilidad de que los empleados ingresen pesos incorrectos en el sistema.

A los gerentes de hoteles o restaurantes les puede resultar útil mantener una lista de fuentes para las compras realizadas a través de la oficina de compras. En ocasiones, será necesario discutir esta lista con el gerente de compras, y también será útil el jefe del departamento para el que se realizan las compras.

El Director ejecutivoEl jefe de cocina y el gerente de alimentos y bebidas también deben reunirse ocasionalmente para discutir el precio y la calidad de los productos adquiridos. Otro elemento de control sobre compras específicas se puede lograr solicitando múltiples cotizaciones de precios. Para compras grandes, la gerencia puede insistir en ofertas selladas y debe participar en la apertura y evaluación de la oferta.


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