SOP – Front Office – Factura a la empresa o facturación directa

Número de POE: FO – 30

Departamento: Oficina frontal – cajero

Fecha de asunto: 15 – JUNIO -2014

Hora de entrenar: 30 minutos

Establecer procedimientos para la aprobación de La factura a empresas o privilegios de facturación directa para una empresa o Agencia de viajes. También se describen los procedimientos para procesar facturas directas. Cuentas.

1. Si una empresa quiere facturación directa o crédito Configurar privilegios con el hotelluego, el equipo de ventas del hotel debe enviar primero una carta de autorización de «Facturación a la empresa» a la tarjeta de crédito del hotel. Gerente o financiero Regulador del hotel junto con la carta CVGR firmada.

2. La “Carta de aprobación de facturación empresarial o facturación directa” debe incluir lo siguiente:

• La carta debe estar escrita en papel membretado de la empresa o agencia de viajes.

• La carta debe contener los nombres de todas las personas autorizadas a firmar.

• El nombre de la persona OMS recibirá y aprobará la declaración.

• los tipos de honorarios que la empresa había acordado (es decir, Alojamiento Tarifas (habitación + impuestos + Tarifa de servicio), firmar para todas las tarifas, etc.)

• La dirección de facturación correcta de la empresa/agencia de viajes.

• Los datos de contacto número de correo electrónico/teléfono/fax de la empresa.

3. Se conservan copias de estas cartas para referencia futura. Se enviará una copia a Reservas y se enviará una copia a recepción.

4. Luego, el departamento de contabilidad asigna un AR (requisitos) Reenviar ID al perfil de la empresa o agencia de viajes para habilitar la facturación de factura a AR o nota de crédito en el PMS.

5. Para comercios que realicen un gran número de reservas, se podrán guardar autorizaciones de facturación directa. El Gerente de crédito Luego envía el estado de cuenta a la empresa a tiempo para su aprobación.

6. Si una empresa se atrasa en los pagos, es responsabilidad de contabilidad, reservas y recepción informar que los privilegios de facturación directa para la empresa están en la lista negra.

7. Todas las líneas de crédito quedarán suspendidas hasta que se reciba el pago total de la Compañía. En este punto, el controlador debe decidir si restablece los privilegios de Facturación Directa para la empresa.

RESERVA / RESERVA:

1. Después de que Contabilidad haya autorizado la facturación directa de una empresa y/o cuenta, los agentes de reservas pueden usar su copia de la Carta de solicitud de facturación directa aprobada como autorización para sellar todas las reservas futuras para esa empresa con «Facturación directa».

2. Sólo se podrán otorgar facturación directa a cuentas preautorizadas por el departamento de contabilidad. Cuando un Invitado Si solicita facturación directa a su empresa y no existe autorización, deberá ser remitido al gestor o interventor de crédito.

3. El departamento de recepción no tiene autoridad para aprobar acuerdos de facturación directa.

4. Durante el proceso de pago, el huésped debe verificar y firmar las cuentas de facturación directa para confirmar la verificación. Esto ayudará a evitar la mayoría de las disputas de facturación después del pago.

5. Toda la correspondencia de respaldo debe incluirse en la factura final. La factura y enviarlo al equipo de contabilidad.

6. El perfil correcto de empresa o agencia de viajes con un ID de AR válido, que solo podrá utilizarse al facturar una factura a AR.

Preguntas resumidas de la capacitación:

P1. ¿Quién es el responsable de aprobar la facturación directa de una empresa?

P2. ¿Qué detalles deben incluirse en una carta de aprobación de factura a AR?

P3. ¿Qué es una identificación de cuenta AR?

P4. ¿El personal de recepción está autorizado a aprobar solicitudes de facturación directa?

P5. Por qué es importante obtener la firma del huésped en las facturas y la correspondencia al momento de la reserva Verificar?