6 etapas del proceso de reserva en la industria hotelera

1. Identificación de Fuentes Empresariales:

El hotel Suele identificar dos fuentes principales de negocio: Viajeros Independientes Libres (FIT) y Viajeros Asociados (Grupos). El ADAPTAR El componente es simplemente un socio no perteneciente al grupo que busca de la noche a la mañana Alojamientos. Independientemente de si la solicitud la presenta un individuo, una familia o un grupo de amigos, una solicitud aún puede denominarse FIT. reserva si cumple ciertos requisitos.

Al buscar grupos de conferencias, grupos de conferencias y similares Invitado Estas solicitudes se denominan espacio disponible en el hotel. Reservas de grupos. Los grupos se diferencian en función de las reservas FIT. 1.) Si está involucrado un coordinador de grupo 2.) Si el grupo acepta a algunos o a todos sus miembros. honorarios 3.) Ya sea especial Precios de las habitacionesSe aplican los respectivos servicios y/o tipos de habitaciones.

Las reservas de grupo normalmente requieren que un bloquear el cuarto (asignación) inicialmente estará reservado para el grupo con un objetivo específico Lista de habitaciones seguirá en una fecha posterior. Cabe señalar que si un grupo no ha reservado todas las habitaciones reservadas en una fecha razonable, la mayoría de los hoteles liberarán las habitaciones desocupadas de la asignación del grupo. Sin embargo, con las reservas FIT, el bloqueo y la reserva normalmente pueden ocurrir al mismo tiempo. Independientemente de la fuente comercial, una solicitud de reserva inicia el proceso de reserva de hotel. Obtenga más información sobre las diferentes fuentes de reserva.

2. Comunicación con el hotel:

Hay numerosas maneras en que un hotel puede obtener más información sobre la solicitud de espacio disponible del huésped. El huésped potencial puede comunicarse con el hotel por teléfono, correo electrónico, en línea, redes sociales, otros dispositivos o sistemas de referencia: todos ellos vínculos de comunicación importantes entre fuentes comerciales y la propiedad del hotel.

Es importante que el cliente potencial sepa cómo contactar con el hotel para que la administración de la propiedad pueda aprovechar al máximo el servicio al huésped. Venta de habitaciones. Una propiedad recibe las solicitudes de reserva de diferentes maneras. La solicitud de reserva se puede realizar personalmente, por teléfono, por correo postal, por fax o por correo electrónico. télexa través de Internet u online, redes sociales, aplicaciones móviles, sistemas de mensajería instantánea (WhatsApp, Telegram, Facebook). chico de entrega) a través de un sistema central de reservas, Sistema de distribución global o a través de una agencia de interventa.

3. Formulación de la solicitud de reserva:

Una vez que un huésped se comunica con un hotel para reservar un alojamiento, el personal debe formular inteligentemente la solicitud de reserva y completar un registro de reserva. El registro de reserva es el formato de archivo permanente en el que se almacena toda la información relevante para una reserva en particular. En los tiempos modernos, se crea un registro de reserva computarizado en el software de gestión hotelera o PMS.

Al formular la solicitud de reserva, los tres factores más importantes son a) la fecha prevista de Llegada Y Partida b) el tipo de habitación deseada c) el número de habitaciones requeridas. Esta información permite al personal del hotel buscar en el archivo de disponibilidad de habitaciones según la fecha de llegada especificada. Si la cita aún no está cerrada, el agente de reservas comprobará primero el tipo de habitación y el número de habitaciones disponibles.

Junto con estos datos preliminares, un registro de reserva normalmente se considera completo si contiene la siguiente información:

• Información del perfil del huésped.
• Afiliación al grupo/empresa del huésped.
• Fecha y hora de llegada y fecha de salida.
• El número de noches.
• Número Paz.
• Tipo de habitación deseada.
• El número de habitaciones necesarias.
• Tipo de cama.
• Precio indicado/código de precio.
• Obtener una reserva de cita
• Estado de la reserva.
• Instrucciones de facturación
• Detalles de recogida.
• Cualquier detalle adicional o comentario especial.
• Código fuente
• código de mercado

4. Aceptación de la reserva:

Una reserva puede aceptarse, rechazarse o rechazarse dependiendo de la disponibilidad de habitaciones en los días correspondientes. Una aceptación llevaría al recepcionista a la fase de confirmación, mientras que un rechazo o rechazo podría llevar al ejercicio de otras opciones como registrar el motivo del rechazo, etc.

5. Notificación de confirmación:

Cuando se acepte la reserva, se le notificará que una habitación o grupo de habitaciones ha sido bloqueada. La confirmación de la reserva se envía al reservante o huésped a través de correo electrónico, fax, SMS, redes sociales o chat online (mensajería instantánea).

La confirmación dice:

• Una verificación de los datos de solicitud de reserva ingresados ​​y el cumplimiento de la solicitud de reserva.
• Un acuerdo de Precios de las habitaciones.
• Un acuerdo sobre la forma de pago.
• Un comunicado del hotel cancelación Procedimiento.

6. Cambio y actividades previas a la llegada:

Una vez aceptada y confirmada la reserva, se pueden realizar muchos cambios en el registro de reserva antes de la llegada del huésped. Cambiar las fechas de llegada o salida, la cantidad de habitaciones requeridas, agregar detalles de recogida, reconfirmación, actualizar el estado del depósito, cantidad de pasajeros y cancelaciones completas son ejemplos de actividades comunes previas a la llegada. Siempre que se requiera un cambio en un registro de reserva, el registro de reserva debe recuperarse y actualizarse en consecuencia. Solicitud de invitado para mantener actualizados los datos relacionados con las reservas.

Encontrar y recuperar el registro de reserva correcto para solicitudes de cambio y cancelación también es fundamental para un proceso de reserva eficaz. También. Mientras se procesa la cancelación, los detalles que se enumeran a continuación deben actualizarse en el registro de reserva para referencia futura.

• Nombre de la persona que llama.
• Datos de contacto de la persona que llama.
• Motivo de la cancelación.
• Número de referencia de cancelación.
• Fecha de cancelación (recogida automáticamente por el software del hotel o introducida manualmente).
• Nombre del usuario o agente de reservas OMS La cancelación se procesa (se registra automáticamente en el software del hotel o se ingresa manualmente).